Cum să înveți Excel în 5 pași simpli

La fel ca orice altă afacere, administrarea eficientă a companiei tale este cheia succesului. Aici, însă, cel mai probabil te lovești de problema: care este metoda cea mai eficientă de a gestiona afacerea? Răspunsul este simplu: Excel.

În cazul în care nu ești familiarizat deloc cu Microsoft Excel, îți voi explica pe scurt ce este acest program și cu ce te ajută în gestionarea datelor tale din sala de fitness.

Așadar, Excel este un program de software cu ajutorul căruia poți crea și edita foi de calcul. De asemenea, Excel permite utilizatorilor să creeze tabele, să efectueze calcule automate, să genereze grafice și să creeze rapoarte detaliate.

De-a lungul timpului, Excel s-a dovedit a fi un instrument util pentru managementul unei săli de fitness, oferindu-le operatorilor o modalitate simplă de a-și gestiona și analiza datele companiei, folosind funcții, operațiuni și diferite formule Excel.

Cu toate acestea, însă, majoritatea persoanelor au întâmpinat probleme în utilizarea acestui program din cauza lipsei de cunoștință a felului în care se poate utiliza acest instrument Microsoft.

Chiar dacă Excel poate părea intimidant la început, trebuie să înțelegi că nu este atât de complicat pe cum crezi, iar cheia în a-l folosi este să înveți funcțiile și operațiunile în Excel.

Așadar, în acest articol îți voi prezenta 5 pași simpli pe care să-i urmezi care te vor îndruma cum să folosești Excel în cel mai simplu mod.

1. Testează funcția COUNTIF

Aceasta este una dintre cele mai utilizate funcții din Excel și cele mai utile, care permit analizarea și prelucrarea datelor în mod eficient.

Funcția COUNTIF numără câte celule sunt într-un interval care îndeplinesc o anumită funcție.

Cum se utilizează

În imaginea de mai jos avem un raport cu produsele care se pot achiziționa din sala de fitness. Să presupunem că ne dorim să aflăm de câte ori apare produsul COCA COLA în acest raport.

1. Selectează o celulă goală

2. Scrie: =COUNTIF> paranteză deschisă ,,(“ > selectează zona respectivă> pune o virgulă> adaugă ghilimele (“)> adaugă criteriile (cuvântul pe care îl numeri)> paranteză închisă ,,)”
Astfel, formula ar trebui să arate în felul următor: =COUNTIF(zona,“criterii”)

3. La final ar trebui să îți apară rezultatul în celula pe care ai selectat-o la început

Beneficii 

Această funcție Excel vine la pachet și cu o serie de beneficii.

Primul beneficiu este faptul că poți întocmi analiza participării. Dacă utilizezi COUNTIF, te poate ajuta să cuantifici nivelul de participare la diferite clase. Poți folosi funcția pentru a număra cât de des apare un anumit tip de clasă într-o listă, oferindu-ți o vedere clară asupra popularității diferitelor clase. De exemplu, dacă dorești să știi cât de populară este clasa de yoga, poți folosi COUNTIF pentru a număra câte ori apare "Yoga" în coloana cu tipurile de clase la care membrii s-au înscris.

Al doilea beneficiu este faptul ca poți monitoriza frecvența cu care membrii participă la clase într-o perioadă specifică. Acest lucru poate oferi informații valoroase despre angajamentul și loialitatea membrilor. De exemplu, dacă vrei să știi câți membri au participat la cel puțin o clasă în ultima lună, poți folosi COUNTIF pentru a identifica și a număra acei membri în baza de date.

2. Identificarea și eliminarea duplicatelor

Identificarea duplicatelor în Excel se referă la procesul de găsire și, eventual, de eliminare a elementelor repetitive dintr-un set de date. Duplicarea datelor poate apărea din diverse motive, cum ar fi introducerea eronată, combinarea a mai multor seturi de date sau importul datelor din surse externe.

Cum se utilizează

Poți efectua această operațiune selectând PORNIRE > FORMATARE CONDIȚIONATĂ > REGULI EVIDENȚIETRE CELULE > VALORI DUBLATE, ca în imaginea de mai jos.

Duplicatele pot influența rezultatele și pot duce chiar la interpretări incorecte. De exemplu, dacă un membru este listat de două ori, s-ar putea crede că în sala există mai mulți membri.

De asemenea, acestea pot duce la confuzii în comunicarea cu clienții tăi. Spre exemplu, un membru ar putea primi de două ori aceeași notificare sau alertă dacă este înregistrat de două ori în sistem.

3. Repară tabele cu Text to Columns

Funcția Text to Columns din Excel este un instrument de conversie care permite divizarea conținutului unei coloane în mai multe coloane separate, pe baza unui anumit delimitator sau a unei anumite lățimi fixe.

Este deosebit de util atunci când ai date într-o singură coloană și vrei să le separi în mai multe coloane pentru a le analiza sau manipula mai ușor. De exemplu, dacă ai o coloană care conține numele complet al unei persoane, poți folosi “Text to Columns” pentru a separa numele de familie de prenume în două coloane separate.

De asemenea, dacă ai o coloană cu date precum "produs-12345", și dorești doar numărul, poți folosi ”Text to Columns” pentru a despărți textul și numărul în baza caracterului "-".

Această funcție o găsești în secțiunea DATE > TEXT ÎN COLOANE

4. Învață comenzile rapide la tastatură (Rolul tastei F4)

Unele persoane consideră că este mult mai util să folosești comenzile rapide de la tastatură pentru Excel deoarece îi ajută să lucreze mult mai eficient.

Astfel, în acest capitol vom discuta despre rolul tastei F4.

Există 2 funcționalități ale tastei F4:

• Repetarea acțiunii anterioare- când lucrezi în Excel și efectuezi o acțiune, cum ar fi aplicarea unui anumit stil la o celulă, poți apoi selecta o altă celulă sau un grup de celule și, apăsând tasta F4, aceeași acțiune va fi repetată. De exemplu, dacă ai colorat o celulă în albastru și apoi selectezi o altă celulă și apeși F4, acea celulă va fi colorată, de asemenea, în albastru.
• Blocarea/Deblocarea referințelor de celule- când scrii formule în Excel și vrei să faci referire la anumite celule ca fiind absolute (adică, referința să nu se schimbe atunci când copiezi formula într-o altă celulă), poți folosi tasta F4 pentru a comuta între diferitele tipuri de referințe. De exemplu, dacă ai "=A1" într-o formulă și selectezi "A1" în acea formulă, apoi apeși F4, formula va deveni "=$A$1", blocând atât rândul, cât și coloana. Dacă apeși din nou F4, va deveni "=$A1" (blocând doar coloana), și așa mai departe.

5. Cum poți salva documentul în mai multe formate 

Poate nu știai asta până acum, însă poți să-ți salvezi documentul Excel în diferite formate, ținând cont de nevoile tale.

Cum se utilizează

• Mergi în stânga sus, la meniul Fișier
• Selectează Salvare ca
• Alege locația de salvare
• Deschide lista Tip fișier
• Alege formatul dorit

În lista Tip fișier din imaginea de mai jos vei observa mai multe opțiuni de formate pentru documentul tău Excel, însă cele mai utilizate sunt:
• Excel Workbook (.xlsx): formatul standard pentru Excel 2007 și versiunile ulterioare
• Excel 97-2003 Workbook (.xls): pentru compatibilitate cu versiunile mai vechi de Excel
• PDF (.pdf): ideal pentru distribuire și tipărire, fără a permite modificări
• CSV (Comma delimited) (.csv): un format text simplu, ideal pentru transferul date între aplicații diferite

Așadar, Excel este mai mult decât o simplă foaie de calcul: este un instrument care atunci când este corect utilizat poate deschide uși spre analize mai profunde, decizii informate și eficiență crescută.