Cum să-ți gestionezi echipa de la recepție folosind Asana

Probabil te-ai confruntat măcar o dată cu probleme privind gestionarea eficientă a angajaților sălii de fitness, în special a echipei de la recepție. Știind cât de prețios este timpul pentru tine, acest articol îți vine în ajutor cu sugestii despre cum să-ți organizezi recepționerii în cel mai eficient mod posibil folosind Asana.

Acest soft de management este cel mai potrivit deoarece este ușor de utilizat și te ajută să economisești o grămadă de timp. Nu te îngrijora, îți voi explica absolut tot ce trebuie să știi despre Asana, iar ca bonus ți-am pregătit și un set de tips&tricks pentru a te bucura în întregime de eficiența acestui tool.

Ce este Asana?

Asana este un instrument destinat organizării proiectelor, sarcinilor și a colaborării în echipă. Acest tool le va permite angajaților sălii tale de fitness să creeze proiecte, să aloce sarcini membrilor echipei și să stabilească termenele limită.

Interfața acestui soft este user-friendly, adică este ușor de utilizat de către recepționerii sălii tale de fitness.

Vei observa că acest instrument se integrează cu alte aplicații și servicii, cum ar fi e-mailul, calendarele și alte instrumente de productivitate, oferindu-ți posibilitatea de a personaliza această experiență.

Funcționalitățile programului Asana se bazează pe:

• crearea de sarcini
• stabilirea termenelor limită
• atribuirea sarcinilor pentru membrii echipei
• vizualizarea progresului în diferite formate (liste, tabele, calendare)
• permite angajaților să colaboreze între ei

Cum să începi să folosești Asana

Primul pas pe care trebuie să-l faci este să deschizi site-ul oficial Asana.

Pentru început ai putea să folosești varianta gratuită, însă aceasta este valabilă doar pentru o persoană. Așa vei putea testa softul să vezi despre ce este vorba și dacă ți se potrivește. Mai apoi vei putea implementa Asana pentru întreaga echipă, contra cost. 

Următorul pas este să îți creezi un cont. Aici vei avea nevoie de o adresă de e-mail. 

După ce ai introdus adresa de e-mail, vei primi un mail de confirmare. 

Acum trebuie să introduci datele pentru crearea unui cont. Vei completa cu numele tău și îți vei alege o parolă. Ai foarte mare grijă aici să nu o uiți, dar nici să nu o notezi undeva la vedere.

Vei observa că aplicația te va întreba care sunt obiectivele pe care ți le-ai propus în Asana, iar în cazul în care nu știi poți opta pentru varianta în care încă nu ești sigur, pe care o găsești în partea de jos. 

Implementarea softului Asana în sala ta fitness

După ce ai terminat etapa de creare de cont în Asana, vei putea trece la treabă și să începi să “te joci” puțin cu acest soft.

Astfel, vei putea începe să-ți adaugi membrii echipei - odată ce contul este activat, poți adăuga membrii echipei de la recepție cu adresele lor de e-mail. Aceștia vor primi invitații pentru a se alătura contului tău din Asana.

Următorul pas este să îți creezi proiectele – începe prin a crea câteva proiecte inițiale în genul “task-uri zilnice” sau ”ziua porților deschise”. După aceea adaugă sarcinile și atribui-le membrilor din echipă. Nu uita faptul că fiecare sarcină are câte un termen limită și detalii specifice. Aici poți include informații relevante care să îl ajute pe recepționer.

În momentul în care vei dori să creezi mai multe proiecte, Asana ar trebui să arate așa:

Asana mai are o funcționalitate extrem de benefică pentru echipa ta privind raportarea și partajarea rezultatelor. Practic, Asana îți permite să împărtășești progresul unui proiect și actualizările sale împreună cu ceilalți membri. În acest fel, te asiguri că toată lumea este informată despre statusul proiectului.

Lista cu atribuțiile recepționerilor

1. Comunicare și asistență pentru membri: răspunderea la întrebări și oferirea de informații despre serviciile sălii, rezolvarea problemelor membrilor și asigurarea suportului necesar, transmiterea feedback-ului membrilor către management

2. Administrarea stocurilor produse: task-uri pentru plasarea comenzilor pentru reînnoirea stocurilor de produse

3. Mentenanță și curățenie: monitorizarea stării echipamentelor și raportarea problemelor, organizarea programului de curățenie și verificarea îndeplinirii acestuia, raportarea problemelor de întreținere și urmărirea rezolvării lor în Asana

4. Comunicare internă și raportare: participarea la ședințe regulate cu echipa și managementul, raportarea activităților zilnice și problemele întâmpinate în Asana,  actualizarea regulată a stării sarcinilor în Asana

5. Urgențe și siguranță: cunoașterea procedurilor de urgență și a primului ajutor, asigurarea conformității cu normele de siguranță și sănătate

6. Activitatea zilnică a recepției: taks-uri care se repetă zilnic, săptămânal au lunar în activitatea recepționerilor, precum închiderea de zi.

Cum să organizezi activitatea sălii de fitness în Asana

Este foarte important ca proiectele tale să fie cât mai bine organizate pentru ca munca să decurgă lin și fără prea multe piedici.

Astfel, odată ce ai terminat de creat un proiect, de exemplu “Activitatea recepției”, grupează sarcinile pe secțiuni, cum ar fi: termenul limită, etapa de lucru, intervalul de timp, tipul de sarcină. Este foarte important ca responsabilitățile să fie cât se poate de clare. Cum poți face asta? Simplu: atribui sarcini și le pui dată scadentă. De exemplu: sarcina “campanie An Nou” atribuită angajatului X, cu data scadentă în 10 decembrie.

Având în vedere că proiectul este unul de dimensiune mare, îi vei putea atribui subsarcini, adică vor exista mai multe taskuri, pentru mai mulți angajați.

Cum să creezi un task eficient

Pentru a crea un task procesul este unul foarte simplu:
1. apasă pe semnul de + din bara de sus
2. alegi un proiect și apeși pe “Add task”
3. la final apasă pe semnul de “+” 

Adaugă descrieri clare

Când un responsabil sau un colaborator vede o sarcină pentru prima dată, ar trebui să înțeleagă despre ce este sarcina și ce se așteaptă de la el pe baza titlului și a descrierii. Un titlu eficient ar fi „Întocmire document cu datele membrilor noi din această lună” versus „Date membri noi”. Descrierea sarcinii trebuie să ofere persoanei desemnate toate informațiile de care are nevoie pentru a finaliza sarcina.

Stabilirea datei limite

Sarcinile trebuie să aibă o dată limită pentru ca totul să fie în grafic și să nu te trezești cu planurile date peste cap. Poți să adaugi o dată de începere pentru a specifica când ar trebui să înceapă lucrarea.

În cazul în care o dată scadentă trebuie schimbată, cel mai bine este să lași un comentariu la sarcina respectivă și să menționați persoana responsabilă “@numepersonăresponsabilă” în care să anunți că data a fost amânată.

Utilizarea șabloanelor de sarcini

Prin utilizarea șabloanelor de sarcini poți configura rapid aceleași sarcini în mod repetat, fără a începe de la zero. Poți converti task-urile existente în șabloane sau poți crea altele noi pentru a economisi timp. Iată cum poți converti o sarcină într-un șablon:

• apasă pe pictograma cu 3 puncte
• alege “convert task to template”

Pentru a adăuga un șablon trebuie să:

• apeși pe “customize” din bara de instrumente a șablonului
• apoi apasă pe “add template”

Tips & tricks pentru utilizarea programului Asana

Așa cum ți-am promis la începutul acestui articol, mai jos ți-am pregătit o listă care să-ți fie de folos, cu cele mai folositoare funcții din Asana:

• etichetele/categoriile: folosește-te de etichete/categorii pentru a organiza sarcinile și pentru a le găsi mult mai ușor
  
• utilizează deadline-urile: asigură-te că fiecare sarcină are un termen limită și că se ține cont de acesta
  

• actualizări regulate: încurajează-ți echipa să-și actualizeze mereu starea sarcinilor pentru a ține la curent pe toată lumea cu progresul task-ului
  

• comentariile: utilizează secțiunea de comentarii pentru a clarifica detaliile sarcinilor și pentru a păstra conversațiile relevante în contextul sarcinii respective
  
  
  

• aplicația mobilă: instalează-ți și aplicația mobilă pentru a putea accesa proiectele de oriunde ai fi

Așadar, Asana este un instrument extrem de valoros pentru a aduce eficiență și claritate în gestionarea echipei de recepție din sala ta de fitness. Prin integrarea acestui tool, vei putea economisi timp prețios, îmbunătăți comunicarea în echipă și asigura o gestionare fluidă a activităților zilnice.